Cómo mantener conectados e interesados a tus asistentes en una reunión online

Cómo mantener interesados a tus asistentes en una reunión online

Publicado el 02 de abril de 2020. / Actualidad

Ahora que tenemos que quedarnos en casa y el teletrabajo se ha convertido en nuestra nueva rutina, tenemos que saber organizarnos y cumplir con la eficiencia que reclama nuestro trabajo. Al no estar compartiendo un mismo espacio con nuestros compañeros de trabajo, las reuniones se convierten en algo más que habitual. Si ya cuesta a veces mantener la atención de los asistentes durante una reunión presencial, en casa pueden multiplicarse las distracciones. Desde Gluework os damos algunos consejos para mantener el interés de los participantes y hacer que tus reuniones online sean más efectivas.

Comunica el porqué de la reunión y la presencia de los asistentes

En estos días pueden ser numerosas las reuniones que tengamos que hacer de manera esporádica para tratar asuntos de última hora. Con respecto a ellas, lo importante es mantener claro el porqué de la reunión, los objetivos y definir la necesidades de que cada persona del equipo esté o no esté en ella. Así todos se sentirán partícipes e interesados por el tema a tratar sin que se relajen con las normas básicas.

Por el contrario, aquellas reuniones que ya estaban pensadas desde hace días con clientes o el equipo interno, deben estar correctamente incluidas en la agenda y planificadas sobre unos objetivos claros. Cuando un asistente se conecta a una reunión sin saber siquiera sobre qué va a tratar, es muy probable que este no se encuentre interesado y perdamos su atención. En cambio, cuando informamos a los participantes debidamente existen más probabilidades de que la reunión se prepare previamente y de aportaciones más valiosas.

Sé puntual y comprueba que todo funciona correctamente

Si los asistentes a una reunión han tenido que reorganizar su agenda y poner de su parte para ser puntuales, no puedes permitir como organizador de la misma que estos lleguen antes que tu. Hacer esperar a nuestros asistentes puede provocar que la reunión no vaya todo lo bien que nos gustaría.

Además, recuerda que los imprevistos pueden surgir, ya sabes cómo es esto de las tecnologías… Sé previsor y conectate con tiempo suficiente para asegurarte de que todo funciona correctamente. Seguro que no será la primera vez que pase que a la hora de conectarse el ordenador pida una actualización o al micrófono le dé por no funcionar…
Haz que

Haz que participen y asigna tareas

Planifica y divide bien el tiempo de tu reunión para que no todo lo protagonice la presentación ya que esto hará que los asistentes desconecten por completo. Lo ideal es preocuparse por cada uno de ellos y controlar la lista de asistentes e ir dirigiéndose directamente a ellos para, además, mostrar interés hacia su opinión, recuerda que es mucho más difícil que la gente se distraiga cuando tiene algo que hacer. De esta manera, también formalizarás las típicas conversaciones de pasillo que se producen después de cada reunión presencial y también quedarán recogidas aquí.

Utiliza una aplicación que domines

No es nada nuevo que en algún evento en vivo uno de los presentadores conecte su portátil y no se vea bien la imagen, empiece a pulsar las teclas, tocar el cable… y los asistentes pierdan su concentración.

En las reuniones online puede suceder lo mismo. Evita los parones técnicos debidos al desconocimiento de la aplicación que estás usando. No queda demasiado bien que el presentador no maneje la herramienta por la cual expone su trabajo, por ello, es necesario que manejes las acciones básicas tales como: silenciar, compartir pantalla, dar permisos, compartir un archivo...

Además de las funcionalidades algo más complicadas como crear una pizarra virtual, establecer grupos de discusión, lanzar una encuesta…

¿Sabes cuáles son las herramientas de videollamada más populares?

Te las dejamos aquí:

- Zoom. En su versión gratutita ofrece conversaciones uno a uno sin limite de tiempo, y de 40 minutos para grupos.
- WebEx de Cisco.
- Skype de Microsoft.
- Hangouts de Google.
- Whereby.
- GoToMeeting.
- BigBlueButton una solución de videoconferencia de código abierto.

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